Czym jest audyt obiegu dokumentów, dlaczego warto go wykonać, komu powierzyć?

Audyt obiegu dokumentów jest procesem nie do końca sformalizowanym i może być różnie definiowany oraz przeprowadzany. Dotyczyć może zarówno dokumentów zdigitalizowanych, jak i tych w formie papierowej. Celem przeprowadzania audytu obiegu dokumentów jest weryfikacja skuteczności polityk w tym zakresie, a także wskazanie procesów, które – usprawnione – mogłyby skrócić czas obiegu, zwiększyć jego bezpieczeństwo lub w inny sposób korzystnie wpłynąć na wydajność strategiczną organizacji.

Co to jest audyt obiegu dokumentów?

Audyt obiegu dokumentów jest procesem weryfikacji przez niezależnych kontrolerów, czy system obiegu dokumentów w firmie funkcjonuje w sposób optymalny w kontekście danych celów strategicznych i taktycznych przedsiębiorstwa.

Jest to proces niezbędny, jeśli poszukuje się sposobów na zwiększenie efektywności obsługi oraz bezpieczeństwa dokumentacji. W przeciwieństwie do innych typów audytu ten nie jest sformalizowany, sama procedura audytowa może przebiegać w różny sposób.

Na czym polega audyt obiegu dokumentów?

Należy mieć świadomość, iż audyt obiegu dokumentów może przybierać różne formy w zależności od zakresu kontroli. Podstawowe różnice wynikają z samej tylko formy przechowywania dokumentów – jeśli chodzi o kontrolę dokumentacji elektronicznej, to audyt będzie wyglądał inaczej, niż w przypadku dokumentów papierowych lub systemu mieszanego.

Na samym początku jednak zawsze audytor musi zapoznać się z obowiązującą polityką dokumentacji oraz celami organizacji, ponieważ to w ich kontekście będzie przedstawiana ocena poszczególnych składowych procesu.

Dobrze znaczenie tego faktu zilustruje przykład oceny procesu druku dokumentów finansowych – zasadniczo obecnie postuluje się, aby jak najwięcej operacji prowadzić w formie elektronicznej, więc domyślna oceną będzie wynik negatywny audytu.

Jednak jeśli wygenerowany dokument został wydrukowany zgodnie z polityką i na żądanie klienta kontrolowanej firmy, choćby po to, aby go w formie papierowej dostarczyć, to kontrolowane aspekty (bezpieczeństwo drukarki i przekazywania dokumentu w firmie) będą oceniane z zupełnie innej perspektywy.

Dlaczego warto zdecydować się na audyt obiegu dokumentów?

Każda organizacja powinna działać z maksymalną możliwą wydajnością. Obecnie jednak bardzo często tak się nie dzieje i popularne są dwa scenariusze – tworzenie kolejnych stanowisk pracy dla osób biorących udział w obiegu dokumentów, co wydaje się logiczne, jeśli polityka obiegu dokumentów nie jest optymalna albo druga możliwość – powstawanie przestojów w obiegu dokumentów, jeśli któryś z etapów jest zbyt czasochłonny.

Niekiedy problemy te są widoczne gołym okiem i wykrywane przez mechanizmy kontroli wewnętrznej, ale czasem różnica jest mniejsza, a wewnętrzne kontrole zawodne i problem pozostaje niewykryty. To generuje duże obciążenie pracą dla pracowników, powoduje straty ekonomiczne na podtrzymanie niewydolnych procesów oraz może negatywnie wpływać na wizerunek organizacji.

Audyt obiegu dokumentów jest dobrym rozwiązaniem z kilku powodów:

  • jest przeprowadzany przez zewnętrznych, niezależnych audytorów, co sprawia, że na wynik nie wpływają wady samej procedury kontrolnej (z zasady kontrola wewnętrzna jest mniej skrupulatna i mniej użyteczna od kontroli zewnętrznej, przynajmniej jeśli mowa o audycie generalnym);

  • prowadzą go audytorzy mający dużą wiedzę na temat norm związanych z obiegiem dokumentów, a także procedurami nieobjętymi normami formalnymi, ale stosowanymi w organizacjach o podobnym profilu, co daje podstawy do przewidywania efektów wprowadzanych zmian oraz materiał porównawczy istotny przy wydawaniu oceny końcowej;

  • jak każda zewnętrzna kontrola, podnosi wiarygodność organizacji w oczach kontrahentów, nie wspominając o tym, że jest sposobem na realne usprawnienie ich obsługi. Dzięki przeprowadzeniu audytu przez podmiot zewnętrzny organizacja może stać się bardziej przejrzysta i przy okazji lepiej wykorzystać posiadane zasoby;

  • audyt obiegu dokumentów jest często pierwszym krokiem na drodze do wprowadzenia dalej idących zmian organizacyjnych i operacyjnych, ponieważ nierzadko wskazuje na wadliwe procesy stowarzyszone z wadliwym procesem dokumentacji i tym samym sugeruje, w jakim kierunku prowadzić działania naprawcze;

  • jest sposobem na dostarczenie ważnej informacji dotyczącej prawdziwości danych generowanych na podstawie przygotowanych wewnątrz organizacji, co jest ważne z punktu widzenia osób decyzyjnych, gdyż daje dowód na to, iż decyzje podejmowane przez kierownictwo są podejmowane na podstawie pełnych i rzetelnych danych dotyczących firmy.

Dowiedz się więcej o audycie obiegu dokumentów z morele.net

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

300-101   400-101   300-320   300-070   300-206   200-310   300-135   300-208   810-403   400-050   640-916   642-997   300-209   400-201   200-355   352-001   642-999   350-080   MB2-712   400-051   C2150-606   1Z0-434   1Z0-146   C2090-919   C9560-655   642-64   100-101   CQE   CSSLP   200-125   210-060   210-065   210-260   220-801   220-802   220-901   220-902   2V0-620   2V0-621   2V0-621D   300-075   300-115   AWS-SYSOPS   640-692   640-911   1Z0-144   1z0-434   1Z0-803   1Z0-804   000-089   000-105   70-246   70-270   70-346   70-347   70-410